Kvalitný a dobrý účtovný program je kľúčový pre každú jednu firmu. Zaisťuje, že v účtovníctve nebude chaos, ktorý by mohol viesť k rôznym problémom a pokutám. Čaká vás výber softvéru, no neviete, ktorý je ten najlepší? Pripravili sme si pre vás praktické tipy, vďaka ktorým zistíte, čo všetko je dôležité sledovať v spojitosti s účtovným systémom a na čo si treba dávať pozor.
V článku Účtovné programy: Ako si vybrať softvér na účtovníctvo? sa dočítate:
- Typ účtovníctva
- Jednoduché vs podvojné účtovníctvo
- Druhy programov
- Najpoužívanejšie účtovné programy
- Účtovné programy zadarmo – áno alebo nie?
- Nezabúdajte ani na ďalšie povinnosti
Typ účtovníctva
Účtovné systémy by ste mali vyberať najmä na základe typu účtovníctva, ktorý praktizujete. Existujú dva:
Jednoduché účtovníctvo
Jednoduché účtovníctvo je základným spôsobom vedenia účtovníctva, ktoré zvyčajne využívajú živnostníci alebo menší podnikatelia. Charakteristické je tým, že sa v ňom evidujú skutočne prijaté príjmy a vynaložené výdavky. Je tak predovšetkým daňovou evidenciou na to, aby sa neskôr dala vypočítať daň z príjmu.
Vedenie jednoduchého účtovníctva upravuje zákon o účtovníctve č. 431/2002 Z. z., zákon o dani z príjmov č. 595/2003 Z. z. a opatrenia Ministerstva financií SR č. MF/27076/2007-74, podľa ktorých ako účtovná jednotka účtujete v týchto knihách:
- peňažný denník,
- kniha pohľadávok,
- kniha záväzkov,
- ďalšie pomocné knihy.
Podľa Finančnej správy SR by sa v peňažnom denníku mali nachádzať tieto informácie:
- stav peňažných prostriedkov v hotovosti a na účtoch v bankách,
- príjmy v účtovnom období a v členení potrebnom na zistenie základu dane z príjmov,
- výdavky v účtovnom období a v členení potrebnom na zistenie základu dane z príjmov,
- priebežné položky zachytávajúce pohyby peňažných prostriedkov, ktoré ešte nie sú príjmom alebo výdavkom.
Vo všeobecnosti platí, že vedenie jednoduchého účtovníctva online alebo tradičným spôsobom je o niečo ľahšie ako toho podvojného. Aj v tomto prípade je však potrebné mať dobrý program. Niektorí podnikatelia využívajú Excel. Ten je síce prehľadný, no v spojitosti s účtovaním má veľmi obmedzené funkcie. Oveľa lepšie sú preto programy určené špeciálne na účtovníctvo, ktoré majú aj dodatočné funkcie.
Podvojné účtovníctvo
Podvojné účtovníctvo musia zo zákona viesť všetky subjekty, ktoré sú zapísané v obchodnom registri. Následne sa pre jeho vedenie môžu rozhodnúť aj SZČO. V tomto prípade je to však na dobrovoľnej báze.
Charakteristickou vlastnosťou podvojného účtovníctva je to, že všetky finančné transakcie uvádzate na dva účty, ktoré sú rozdelené na “Má dať” a “Dal”. Vďaka tomu sú záznamy oveľa prehľadnejšie a ľahšie sa v nich orientuje. Zároveň ale treba myslieť na to, že podvojné účtovníctvo nie je ľahké na vedenie, preto je najlepšie, keď celý proces necháte na účtovníckej firme.
V rámci podvojného účtovníctva sa stretnete nielen s pojmami príjmy a výdavky, ale aj s aktívami a pasívami či výnosmi a nákladmi. Z tých sa následne počíta hospodársky výsledok, ktorým môže byť buď strata, alebo zisk.
Všetko dôležité sa pritom zapisuje do:
- denníka, ktorý je chronologicky usporiadaný,
- hlavnej knihy, ktorá obsahuje stavy účtov, ku dňu, ku ktorému sa otvárala, súhrnné obraty strán Má dať a Dal a zostatky a stavy účtov ku dňu zostavenia účtovnej závierky.
Na účtovanie v podvojnom systéme nestačí tabuľka v Exceli. Namiesto toho je potrebný prepracovaný účtovný systém, ktorý vám umožní bez problémov účtovať na dvoch účtoch.
Jednoduché vs podvojné účtovníctvo
Rozdielov medzi podvojným a jednoduchým účtovníctvom je hneď niekoľko. Medzi tie hlavné patria:
- V jednoduchom účtovníctve zapisujete predovšetkým príjmy a výdavky. V podvojnom musíte účtovať aj náklady a výnosy.
- V podvojnom účtovníctve taktiež pracujete s aktívami a pasívami a počítate hospodársky výsledok, čo sa v jednoduchom účtovníctve nerobí.
- Jednoduché a podvojné účtovníctvo sú odlišné aj v tom, aké knihy sa používajú pri účtovaní. V rámci jednoduchého potrebujete predovšetkým peňažný denník a knihu pohľadávok a záväzkov. V tom podvojnom si budete musieť pripraviť denník a hlavnú knihu.
- Na jednoduché účtovníctvo môžete používať jednoduchšie účtovné systémy alebo Excel. Naopak na podvojné budete musieť zvoliť sofistikovanejšie softvéry, ktoré majú viacero funkcií.
- Jednoduché účtovníctvo je určené pre SZČO. Podvojné je povinné pre všetky subjekty zapísané v obchodnom registri, pričom v ňom môžu dobrovoľne účtovať aj SZČO.
Druhy programov
Moderné účtovné softvéry sú spravidla komplexné a obsahujú viacero funkcií, resp. programov.
Vďaka tomu vám stačí zaobstarať si len jeden, v ktorom budete účtovať úplne všetko spojené so mzdami, skladom, majetkom a podobne.
Moderné účtovné systémy spravidla fungujú tak, že si sami môžete vyskladať balík funkcií, ktoré potrebujete.
Prípadne sú k dispozícii viaceré cenové balíky, z ktorých si môžete vybrať na základe svojich preferencií.
K funkciám a programom, ktoré majú účtovné softvéry a ktoré budete s veľkou pravdepodobnosťou potrebovať aj vy, patria:
Mzdové programy
Mzdové programy potrebuje každý, kto zamestnáva minimálne jedného človeka. Ako už z ich názvu vyplýva, určené sú na to, aby ste pomocou nich spracovali mzdy a odvody.
Zároveň vedia udržať poriadok nielen vo výplatách, ale aj v PN, dovolenkách a ďalších detailoch spojených so zamestnancami.
Väčšina moderných programov na mzdy dokáže:
- vypočítať hrubú a čistú mzdu,
- vyhotoviť výplatné pásky,
- robiť ročné zúčtovanie dane z príjmov,
- evidovať PN, OČR a dovolenky,
- robiť rôzne elektronické výkazy, napríklad pre zdravotnú poisťovňu a podobne.
Programy na výpočet mzdy si vždy dobre skontrolujte, aby ste si boli istí, že majú všetky funkcie, ktoré potrebujete.
Skladové hospodárstvo – programy
Programy na skladové hospodárstvo slúžia na evidenciu pohybov a tovaru na sklade. Viete vďaka nim, v akom stave sú vaše zásoby. Takýmto spôsobom sa vyhnete tomu, že by vám niečo chýbalo alebo naopak, že by ste mali niečoho prebytok. To by mohlo, najmä v prípade potravín, viesť k ich znehodnoteniu a zbytočnej finančnej strate.
Software na skladové hospodárstvo má spravidla takéto funkcie:
- evidencia príjmov a výdavkov zo skladu,
- tvorba skladových kariet,
- inventúra a kontrola zásob,
- automatické prepojenie s ďalšími systémami (napríklad so systémom na fakturáciu),
- cenníky a veľa iného.
Tento typ programu je kľúčový najmä pre e-shopy, kamenné obchody a distribučné firmy, ktoré majú fyzické sklady.
Prečítajte si tiež: Ako sa robí inventúra a aký je jej význam?
Fakturačné programy
Fakturačný program je kľúčový pre úplne každého bez ohľadu na typ účtovníctva, ktoré vedie. Slúži na vytváranie faktúr, ktoré následne môžete posielať zákazníkom či odberateľom. Väčšina z nich vám umožňuje taktiež evidovať prijaté faktúry. Tie si môžete ukladať podľa klientov, čísel alebo abecedy, vďaka čomu v nich budete mať vždy poriadok.
Fakturačný software má vo väčšine prípadov tieto funkcie:
- rýchle vystavenie faktúr,
- evidencia zaplatených a nezaplatených faktúr,
- posielanie pripomienok neplatičom (automatické upomienky),
- prepojenie s účtom alebo pokladňou,
- vytváranie QR kódov pre jednoduchšiu platbu,
- vytváranie šablón pre jednoduchšiu tvorbu faktúr,
- vystavovanie zálohových faktúr, dobropisov a storna,
- tlač alebo odosielanie faktúr priamo zo systému.
Programy na evidenciu majetku
Evidencia majetku je dnes vďaka moderným programom oveľa jednoduchšia ako v minulosti. Viete pomocou nich spravovať najmä dlhodobý majetok spoločnosti, ktorý je kľúčový z pohľadu odpisov.
Programy týkajúce sa evidencie majetku majú za úlohu sledovať zmenu jeho hodnoty či jeho vyradenie, aby ste vždy mali dobrý prehľad o tom, čo vlastníte.
Ďalej vedia tieto softvéry pomôcť aj s:
- evidenciou hmotného a nehmotného majetku,
- výpočtom odpisov,
- zmenami stavu majetku,
- vyradením a likvidáciou majetku.
Moderné programy sa dajú ľahko prepojiť s inými softvérmi, ako je napríklad ten účtovný, čo výrazne zefektívňuje celý proces práce.
Programy na knihu jázd
Program na knihu jázd budete potrebovať, ak máte firemné auto. Zjednodušujú vám totižto výpočet nákladov za jednotlivé cesty a slúžia aj ako podklad pre daňové priznanie. Okrem toho budete mať vďaka nim prehľad o mieste, čase, účele a počte kilometrov služobnej cesty. Ľahko tak skontrolujete, na čo zamestnanci skutočne využívajú vozidlo a či je to v súlade s vašimi predstavami.
Programy na knihu jázd majú teda v skratke takéto funkcie:
- evidencia služobných ciest,
- výpočet nákladov,
- práca s viacerými autami a vodičmi,
- výstupy pre daňový úrad.
Najpoužívanejšie účtovné programy
Účtovných programov je dnes veľké množstvo. Ak si chcete výber zjednodušiť, stavte na jeden z tých, ktoré podnikatelia a firmy používajú najčastejšie.
| Účtovný program | Funkcie |
| Kros – Omega |
|
| Kros – Alfa |
|
| Pohoda |
|
| Money |
|
| MRP |
|
Jednotlivé funkcie a programy sa odlišujú v závislosti od balíka, ktorý si vyberiete.
Účtovné programy zadarmo – áno alebo nie?
Okrem funkcií, ktoré poskytujú, môžeme účtovné programy deliť aj podľa toho, koľko stoja. Kým za niektoré budete musieť zaplatiť desiatky až stovky eur, iné sú bezplatné. Aké sú medzi nimi rozdiely a ktorá možnosť je lepšia?
- Platené účtovné programy – moderné a profesionálne softvéry, ktoré majú desiatky funkcií a profesionálnu zákaznícku podporu. Nijako vás neobmedzujú a zvyčajne si ich môžete za určitý poplatok rozšíriť o rôzne funkcie. Prípadne ich viete prepojiť s inými programami, ktoré používate. Ich menšou nevýhodou je len to, že za ne musíte platiť. Zvyčajne si kupujete licenciu na určitý čas, ktorú následne v pravidelných intervaloch predlžujete. Presná cena účtovných softvérov sa odlišuje v závislosti od vašich potrieb a veľkosti podniku.
- Účtovné softvéry zadarmo – ak chcete ušetriť, môžete si zvoliť účtovný program zadarmo. Myslite však na to, že je vhodný skôr len v začiatkoch podnikania a pre menších podnikateľov, ktorí nepotrebujú veľa funkcií a nemajú veľa klientov. Tieto verzie softvérov sú totižto výrazne obmedzené. Vo väčšine prípadov vám umožňujú fakturovať len určitému množstvu odberateľov, nedajú sa prepojiť s inými systémami, nevedia posielať automaticky upomienky a podobne. Najlepšie je preto bezplatnú verziu len vyskúšať a následne, keď vám bude vyhovovať, prejsť na tú platenú.
Nezabúdajte ani na ďalšie povinnosti
Nehľadiac na to, či využívate jednoduché alebo podvojné účtovníctvo, platí, že potrebujete dobrý účtovný softvér. Vďaka nemu budete mať v príjmoch, výdavkoch či pohľadávkach poriadok, ktorý je v podnikaní kľúčový.
Myslite však na to, že pre úspešné podnikanie sú okrem účtovníctva dôležité aj ďalšie veci, ako sú inventúry a evidencie majetku alebo audit cenoviek. Na základe nich zistíte, či vám náhodou niečo nechýba a či sú produkty správne nacenené.