Skladové hospodárstvo a evidencia sú dva termíny, ktoré sa úzko spájajú s riadením a správou zásob v podniku alebo organizácii. Slúžia hlavne na sledovanie ich pohybu, vďaka čomu vám vedia poskytnúť prehľad o ich aktuálnom stave. Skladové hospodárstvo je kľúčové pre každého, kto obchoduje s tovarom nehľadiac na to, či ide o malý e-shop alebo veľký podnik prevádzkujúci niekoľko kamenných pobočiek. Ako funguje v praxi a prečo vám nesmie chýbať?
V článku Skladové hospodárstvo a evidencia: Všetko čo by ste o ňom mali vedieť sa dočítate:
- Skladová evidencia
- Čo je skladové hospodárstvo?
- Povinnosť viesť skladové hospodárstvo
- Ako sa naučiť skladové hospodárstvo?
- Kurz skladového hospodárstva
- Skladové hospodárstvo a evidencia v Exceli
- Skladová evidencia zásob vzor
- Programy na skladové hospodárstvo
- Môžem viesť skladové hospodárstvo zadarmo?
- Program na skladové hospodárstvo zadarmo
- Platený program na skladové hospodárstvo
Skladová evidencia
Pojmy skladové hospodárstvo a skladová evidencia sa často zamieňajú, prípadne ich mnohí používajú ako synonymá. Sú však medzi nimi určité rozdiely, na ktoré netreba zabúdať.
V jednoduchosti povedané, skladová evidencia, niekedy označovaná aj ako evidencia zásob, predstavuje systematické zaznamenávanie a sledovanie informácií o zásobách. To znamená o ich druhu, počte a podobne. Zároveň môže tiež zahŕňať údaje o prijímaní, vydávaní, presune či inventúr spojených s tovarom.
Evidencia sa dá viesť dvoma spôsobmi, a to manuálne (papier a pero) alebo pomocou informačných technológií, ako sú napríklad softvérové systémy. Prvú alternatívu dnes využíva minimum podnikov. Nie je praktická ani efektívna. Často pri nej totižto dochádza k rôznym chybám z nepozornosti.
Naopak, skladová evidencia riešená pomocou softvérových systémov je rýchla a jednoduchá. Nehovoriac o tom, že programy za vás vedia urobiť niektoré menšie úkony, čím vám šetria čas aj energiu.
Čo je skladové hospodárstvo?
Skladové hospodárstvo je proces týkajúci sa riadenia a kontroly zásob v sklade. Jeho cieľom je optimalizovať zásoby tak, aby boli k dispozícii v správnom množstve. Charakteristický je tým, že zahŕňa procesy, ako napríklad:
- objednávanie tovaru,
- prijímanie tovaru,
- skladovanie,
- sledovanie zásob,
- minimalizácia strát a odpadu.
Premyslené a správne vyriešené skladové hospodárstvo vám dokáže poskytnúť prehľad o zásobách a prispieť tak k zlepšeniu efektívnosti a minimalizácii nákladov. Zároveň tiež uľahčuje inventarizáciu majetku a slúži ako podklad na preukázanie stavu zásob, ktorý budete potrebovať pri kontrole od daňového úradu.
Ak chcete ísť ešte ďalej a systémovo znížiť plytvanie vo vašom sklade, prečítajte si náš článok o zero-waste skladovaní a eliminácii odpadu.
Prečítajte si tiež: Fulfillment vs. vlastný sklad – kedy sa outsourcing logistiky naozaj oplatí?
Povinnosť viesť skladové hospodárstvo
Povinnosť viesť skladové hospodárstvo sa týka hneď niekoľkých subjektov. Tie rozdeľujeme do dvoch skupín:
- Účtovné jednotky – spadajú sem všetky právnické osoby sídliace na Slovensku, zahraničné osoby podnikajúce na SR, fyzické osoby zapísané v Obchodnom registri a fyzické osoby, ktoré vedú jednoduché alebo podvojné účtovníctvo.
- Daňovníkov, ktorí nie sú účtovnými jednotkami – patria sem subjekty, ktoré vedú napríklad daňovú evidenciu alebo si uplatňujú výdavky percentom z príjmov.
Podľa zákona o účtovníctve je vašou povinnosťou účtovať skutočnosti o:
- stave a pohybe majetku,
- stave a pohybe záväzkov,
- rozdiele majetku a záväzkov,
- výnosoch a nákladoch,
- príjmoch a výdavkoch,
- výsledku hospodárenia.
Prečítajte si tiež: Účtovné programy: Ako si vybrať softvér na účtovníctvo?
Zároveň platí, že tí, ktorí vedú daňovú evidenciu alebo si uplatňujú paušálne výdavky, musia okrem iného viesť aj evidenciu o zásobách.
Otázkou ale zostáva, čo všetko musí skladová evidencia zahŕňať? Ide hlavne o:
- Tovar – predmety, ktoré kúpite a v nezmenenom stave ich predávate ďalej svojim zákazníkom. Je to napríklad oblečenie, kozmetika alebo obuv.
- Materiál – radia sa sem najmä:
- suroviny vstupujúce do výroby,
- pomocné látky vstupujúce priamo do výrobku,
- prevádzkové látky potrebné na prevádzku podniku,
- obaly.
- Zásoby vlastnej výroby – týkajú sa podnikov, ktoré tovar vyrábajú úplne samé. Súčasťou skladovej evidencie pritom musia byť nielen hotové a dokončené výrobky, ale aj nedokončená výroba, polotovary vlastnej výroby či v niektorých ojedinelých situáciách aj zvieratá.
V prípade nedodržania povinnosti vyplývajúcej zo zákona vám hrozia sankcie. Pokuta za nevedenie skladovej evidencie sa môže vyšplhať na niekoľko stoviek až tisíc eur v závislosti od veľkosti podniku.
Ako sa naučiť skladové hospodárstvo?
Ešte predtým, než začnete rozmýšľať, ako sa naučiť skladové hospodárstvo, je dôležité vedieť, aké formy vedenia skladu sú k dispozícii. Podľa toho sa následne rozhodnete, o ktorej z možností si naštudujete viac informácií.
Forma a spôsob vedenia skladového hospodárstva a evidencie sa odvíjajú hlavne od množstva zásob, ktoré podnik má. Cieľom zvolenej metódy je poskytnúť vám prehľad a zabrániť rôznym zbytočným problémom, ako napríklad expirácii tovaru. To znamená, že by nemala byť príliš komplikovaná a mal by jej rozumieť každý, kto sa s ňou v práci stretne. Čiže nielen vy, ale aj vaši obchodní partneri, kolegovia, zamestnanci a podobne.
V súčasnosti sú najrozšírenejšie dve formy vedenia skladového hospodárstva, a to:
- program Excel,
- sofistikované skladové softvéry.
Základy skladového hospodárstva v Exceli sú pomerne jednoduché. Celý proces učenia uľahčí aj fakt, že so systémom máte s veľkou pravdepodobnosťou nejaké predchádzajúce skúsenosti. Nemal by vám byť preto príliš cudzí.
Sofistikované skladové softvéry sú o niečo komplikovanejšie. Na spôsob ich používania, rovnako ako na samotné rozhranie si budete musieť istý čas zvykať. To však neznamená, že nie sú pre váš podnik ideálne. Práve naopak. Posledné roky sa tešia veľkej obľube, a to hlavne vo väčších firmách, ktoré majú veľké sklady plné rôznych výrobkov.
Kurz skladového hospodárstva
Skladové hospodárstvo kurz je tou najlepšou voľbou v prípade, že sa chcete o tomto type hospodárstva naučiť čo najviac informácií za krátky čas. V priebehu niekoľkých týždňov získate potrebné základy, ktoré môžete neskôr rozšíriť o ďalšie napríklad samoštúdiom.
To, čo sa v rámci kurzu skladového hospodárstva naučíte, sa odvíja od toho, ktorý si vyberiete. Vo všeobecnosti ale platí, že získate informácie o tom, čo skladové hospodárstvo zahŕňa a prečo ho musíte mať. Následne by nemali chýbať ani praktické rady ako ho viesť a ako pracovať s Excelom alebo sofistikovaným skladovým softvérom.
Ďalej nezabúdajte, že informácie získané v kurze sú dôležité, no nie sú všetkým. Po tom, ako ho absolvujete, sa v tejto oblasti musíte pravidelne rozvíjať. Práve preto študujte nové informácie a zisťujte, ako optimalizovať skladové hospodárstvo tak, aby vám slúžilo čo najlepšie.
Skladové hospodárstvo a evidencia v Exceli
Skladové hospodárstvo Excel je ideálne najmä pre menšie podniky. Prípadne pre špecializované obchody poskytujúce len zopár typov produktov. Jeho výhodou je hlavne to, že nezvyšuje vaše náklady. Mnohokrát je automaticky súčasťou počítačov, takže ho nemusíte dokupovať samostatne. A ak tak aj musíte urobiť, jeho cena býva v porovnaní s inými riešeniami oveľa nižšia.
Okrem výhod má skladová evidencia Excel aj zopár mínusov. K nim sa radí napríklad komplikovanejšie vedenie skladu, nemožnosť prepojenia na e-kasu alebo horšia prehľadnosť vo väčšom množstve zásob.
Skladová evidencia zásob vzor
Presný a záväzný vzor skladovej evidencie vyplývajúci zo zákona neexistuje. Sami si preto môžete vytvoriť systém, ktorý vám bude vyhovovať. Vo všeobecnosti sa však odporúča, aby evidencia obsahovala minimálne tieto informácie:
- označenie zásoby (názov), čo v praxi znamená, že každá skladová zásoba by mala mať svoju vlastnú skladovú kartu,
- dátum naskladnenia alebo vyskladnenia,
- spôsob nadobudnutia a dôvod vyskladnenia,
- počet kusov,
- číslo dokladu,
- mernú jednotku.
A síce zákon neuvádza, ako má skladové hospodárstvo presne vyzerať, nariaďuje, že evidenciu zásob na skladových kartách musíte viesť pre každý druh zásob zvlášť.
Neviete, ako s evidenciou začať a čo všetko do nej uviesť? Dobrou správou je, že skladové softvéry majú predpripravené formuláre, do ktorých stačí zapísať potrebné údaje. Odpadá vám tak nutnosť tvorenia tabuliek, používania rôznych funkcií a podobne.
Ak ste sa rozhodli, že pred zakúpením skladového softvéru vyskúšate Excel, na internete nájdete zopár podkladov, ktoré by vám pri tvorbe tabuliek mohli pomôcť. Dávajte si ale pozor, nie všetky sú správne. Preto sa uistite, že výsledná tabuľka, ktorú ste si vytvorili, vám poskytuje ako dobrý prehľad o zásobách, tak aj potrebné informácie.
Programy na skladové hospodárstvo
Programov na skladové hospodárstvo je rovno niekoľko. Vybrať si tak môžete presne podľa svojich predstáv či finančných možností. Najlepšie je porovnať ich medzi sebou, podrobne ich spoznať a zistiť tak, ktorá z alternatív je pre podnik najlepšia.
Okrem programov špecializovaných len na skladové hospodárstvo nezabúdajte ani na tie, ktoré sú univerzálnejšie a majú viac funkcií. Do tejto kategórie spadajú napríklad účtovné systémy, ktoré spolu s vytváraním faktúr a ich archiváciou vedia taktiež viesť evidenciu zásob. V porovnaní s kúpou dvoch samostatných softvérov (jedného na evidenciu a druhého na fakturáciu), tak vďaka nim môžete ušetriť desiatky až stovky eur.
Môžem viesť skladové hospodárstvo zadarmo?
Programy na skladové hospodárstvo sa na základe ceny delia na:
- bezplatné,
- platené,
O oboch variantoch si povieme niečo viac, aby ste sa mohli rozhodnúť, či je skladové hospodárstvo zadarmo pre vás vhodnou voľbou.
Program na skladové hospodárstvo zadarmo
Skladová evidencia zadarmo znie veľmi lákavo. Niet sa však ani čomu čudovať. Keď si ju zvolíte, ušetríte vďaka nej stovky eur. Jej výhodou je tiež to, že na rozdiel od Excelu má oveľa viac funkcií a prehľadnejšie rozhranie.
V spojitosti so skladovým hospodárstvom zadarmo je ale dôležité myslieť na to, že takéto programy vám nedávajú žiadne záruky. Vývojár ich môže zo dňa na deň zrušiť.
Okrem toho vám dodávateľ takéhoto softvéru negarantuje zabezpečenie dát a neposkytuje ani možnosť integrácie s inými systémami. Ďalšou nevýhodou je tiež absentujúca zákaznícka podpora. Ak by sa teda niečo stalo a potrebovali by ste poradiť, nemáte sa na koho obrátiť.
Bezplatné programy taktiež nemusia byť legislatívne správne. Vystavujete sa tak riziku platenia vysokých pokút od daňového úradu.
Platený program na skladové hospodárstvo
Platené programy na skladovú evidenciu síce niečo stoja, no ich dodávateľ garantuje legislatívnu správnosť. Zároveň vám poskytuje kvalitnú zákaznícku podporu, pravidelné aktualizácie a možnosť integrácie s inými systémami. Ponuka funkcií je široká, pričom počet skladových pohybov alebo samotných zásob nie je nijako obmedzený.
Plusom platených programov je aj to, že väčšina z nich má bezplatnú skúšobnú verziu na niekoľko dní. Viete si ich tak vyskúšať a zistiť, či vám vyhovujú.
K obľúbeným plateným programom sa radí napríklad Omega, Pohoda či Kros.
Prečítajte si viac
Ak vás zaujíma, ako ešte viac zefektívniť logistické procesy, odporúčame tieto súvisiace články:
- Just-in-time revolúcia v logistike: Preklad, definícia a praktické využitie
- Zero-waste skladovanie: Ako môže vaša firma eliminovať odpad a zvýšiť ziskovosť?
Keď vyriešite programy určené na skladové hospodárstvo a spôsob evidencie zásob, dbajte aj na ďalšie procesy spojené so skladom. K nim sa radí napríklad inventúra alebo jej audit. Dobrou správou je, že aj v tomto prípade si môžete celý proces zjednodušiť. Stačí sa obrátiť na odborníkov, ktorí vám s ním pomôžu a zaistia dokonalý prehľad o počte či type tovaru, ktorý máte.